Jednym z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy jest prowadzenie pracowniczych akt osobowych, które są najczęściej kontrolowanymi przez inspektorów pracy dokumentami. Warto więc wiedzieć, jakie reguły rządzą ich tworzeniem szczególnie, że w Kodeksie Pracy zachodzą nieustające zmiany (koniec ustawy antykryzysowej czy nowe wymogi dotyczące świadectw pracy).

Prawidłowe prowadzenie i archiwizowanie pracowniczej dokumentacji bardzo często nastręcza problemów oraz jest zajęciem czasochłonnym. Wystarczy jednak opanować 6 podstawowych zasad tworzenia dokumentacji kadrowej, by zyskać pewność, iż wszystko odbywa się zgodnie z wymogami.

Doświadczony praktyk na podstawie konkretnych przykładów opowie jak właściwie interpretować i stosować obowiązujące przepisy prawa pracy w zakresie zasad gromadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz rozwiązywania stosunku pracy.

• zapoznanie z kluczowymi zasadami dotyczącymi dokumentacji pracowniczej,
• poznanie obowiązków dotyczących dokumentacji pracowniczej,
• rozwiązywania najczęściej spotykanych problemów praktycznych,
• wyjaśnienie wątpliwości związanych z prowadzeniem dokumentacji personalnej
• przegląd najnowszych zmian regulacji prawnych dotyczących dokumentacji pracowniczej

• kadra kierownicza
• pracownicy działów personalnych, kadrowych oraz ”twardego” HR
• pracownicy administracyjni, do obowiązków których należy opracowywanie dokumentacji pracowniczej.

Szczególnie polecamy:

• zmiany w zakresie wydawania świadectw pracy – nowe rozporządzenie
• tworzenie umów o pracę po wygaśnięciu ustawy antykryzysowej
• najczęstsze błędy w ewidencjonowaniu czasu pracy – niestosowanie najnowszych rozporządzeń

1. Rekrutacja pracownika

• gromadzenie dokumentacji w postępowaniu rekrutacyjnym – zagrożenia związane z dyskryminacją i przepisami o ochronie danych
• przechowywanie dokumentów aplikacyjnych

2. Zakładanie akt osobowych – tworzenia umów o pracę – zasady od 01.01.2012r.

• koniec pakietu antykryzysowego a umowy terminowe – najczęstsze wątpliwości, najnowsze orzeczenia SN
• punkty krytyczne przy formułowania poszczególnych elementów umowy
• nowe zasady rozliczania umów zlecenia
• dodatkowe obowiązkowe postanowienia dla pracowników niepełno etatowych

3. Dokumentacja niezbędna do założenia akt osobowych.
4. Sposób prowadzenia akt osobowych:

• podział zgromadzonej dokumentacji – części A, B, C – najczęstsze błędy w interpretacji przepisów
• zasady numerowania i porządkowania akt osobowych
• dokumentacja wytworzona w ramach stosunku pracy – co można umieszczać w aktach – najnowsze zalecenia OIP
• prowadzenie akt a przepisy ustawy o ochronie danych osobowych (udostępnianie informacji osobom trzecim, prawo wglądu do akt osobowych pracownika)
• reguły i czas przechowywania dokumentów pracowniczych (listy płac, ewidencje czasu pracy, wnioski urlopowe) oraz przechowywanie i archiwizowanie akt osobowych
• błędy w ewidencjonowaniu czasu pracy – po zmianach

5. Zasady kierowania na szkolenia BHP i obowiązkowe badania lekarskie pracowników

• wzory i terminy skierowań – najnowsze zmiany
• zasady kierowania pracowników na badania wstępne, okresowe, kontrolne i po zakończeniu stosunku pracy
• badania kontrolne osób powracających do pracy po urlopach macierzyńskich
• zasady przechowywania w aktach osobowych skierowań i orzeczeń

6. Świadectwo pracy – nowe zasady, przypadki szczególne

• zmiany w zakresie wydawania świadectw pracy po 24 miesięcznym okresie zatrudnienia
• nowelizacja rozporządzenia w sprawie szczegółowej treści oraz zasad wydawania i prostowania świadectwa pracy (obowiązująca od 7 grudnia 2011r.)
• wystawianie, korygowanie i duplikowanie świadectw pracy (np. dla pracowników, którzy zakończyli pracę kilka lat temu )
• prostowanie i zmiana świadectwa pracy
• zasady wydawania duplikatu świadectwa
• terminy wystawiania świadectw pracy

7. Postępowanie z aktami osobowymi w razie kontroli PIP oraz w przypadku konieczności przekazania dokumentów do sądu pracy.
8. Likwidacja i łączenie jednostek – postępowanie z dokumentacją
9. Odpowiedzialność pracodawcy i osób zajmujących się sprawami kadrowymi

• pełnomocnictwo a odpowiedzialność
• zmiana przepisów prawa pracy – nowe zasady odpowiedzialności za niewłaściwe prowadzenie akt

• Dokumentacja_pracownicza_GDA_web.pdf